Fordeler og ulemper ved Document Management System

Dokumentstyringssystemer er elektroniske systemer som er designet for å administrere, lagre, distribuere og arkivere dokumenter. Disse systemene er vanlige i bedrifter og utdanningssystemer og fungerer som digitale arkivskap. Dokumenthåndteringssystemer er også kjent som "content management systems", ettersom de kan lagre lyd, video og andre medietyper i tillegg til dokumenter.

Fysisk rom

Dokumenthåndteringssystemer lagrer ofte informasjon på servere eller andre kraftige datasystemer. Disse elektroniske lagringsplassene tar ofte mindre plass enn deres fysiske motstykke.

Digital arkivering

Dokumenthåndteringssystemer tillater lagring av selve dokumentene og også for tidligere versjoner. Dette kan bidra til å spore revisjoner over tid og gir en ekstra fordel ved å kunne gå tilbake til eldre dokumenter. Imidlertid, hvis denne informasjonen ikke er organisert og lagret riktig, kan det være for mange dokumenter og versjoner tilgjengelig, og derved forårsake et problem med overbelastning av informasjon for brukerne.

Sentralisert beliggenhet

Dokumenthåndteringssystemer er et sentralisert lagringssted hvor mange brukere kan få tilgang til det nyeste og mest oppdaterte dokumentet fra en sentral plassering. Denne enkle tilgangen til dokumenter støtter samarbeid mellom mange brukere. Den sentraliserte plasseringen av dokumenter fremmer også enkel distribusjon av dokumenter til brukerne. Elektronisk lagring av digitale dokumenter på ett sted kan imidlertid utgjøre en ekstra sikkerhetsrisiko med mindre ekstra sikkerhet er lagt til for å beskytte det elektroniske systemet.

Tilleggsverktøy

Elektronisk lagring og administrering av dokumenter i et elektronisk dokumenthåndteringssystem gjør det mulig for verktøy å tilby tilleggsfunksjoner som ikke var tilgjengelige i deres fysiske motstykke. Det er lettere å søke gjennom elektroniske dokumenter enn å søke i hvert dokument for hånd. Imidlertid kan mange av disse verktøyene være unødvendige og kan ha høyere kostnader enn verdien for selskaper.