Dokumentkontrollprosedyrer for prosjektering
Dokumentkontroll er av største betydning i en teknisk innstilling. Dette gjelder spesielt avdelinger som trenger å lagre dokumenter relatert til metodene som er involvert i prosedyrene. Fra avdelingen som trenger å ha en prosedyre for nye ansettelser til sluttprosessen for produksjonen, er det nødvendig å ha et middel for å kontrollere opprettelse, revisjon, kvalitet og oppdatering av disse dokumentene.
Varierte former for dokumentkontroll
Avhengig av hvilken type konstruksjon som gjennomføres, vil mengden og stilen på kontrollen variere betydelig. For programvareutvikling kan det for eksempel være færre mekaniske tegninger, men kanskje flere prosessdiagrammer. Uansett må det være en struktur for prosessen.
Noen grunnleggende premisser må følges. For det første stammer dokumentene fra en utstedende avdeling. De brukes hovedsakelig av den avdelingen, og andre avdelinger kan ha noen innspill i prosessen. Men den overordnede kontrollen bør tas av den utstedende avdelingen.
Deretter bør et sett med dokumenter opprettes av et team av forfattere. Dokumentene må gjennomgås, og det må derfor settes opp et team av korrekturlesere som har myndighet til å gjennomgå og ha fagkunnskap til å gjøre rettelser og til slutt godkjenne hvert trinn.
Standard operasjonsprosedyrer
SOPs (standard operasjonsprosedyrer) finnes i alle organisasjoner for å formalisere prosedyrene for alle aspekter av arbeidet som blir utført. Det er viktig å fange driftsprosedyrene for alle områder av organisasjonen. Fra prosedyrer for å ansette nytt personale til prosedyrer for spesifikke operasjoner i et produksjonsfirma, hver prosedyre er viktig.
Selvfølgelig skal en avdeling kunne raskt identifisere en spesifikk SOP for en spesifikk prosedyre. Det må være enkelt å finne, og det må lagres sikkert og ikke kunne redigeres bortsett fra i en formalisert dokumentkontrollprosess. Alle oppdateringer må registreres tydelig på riktig sted, og det skal være klart hvem som har gjort endringen, årsaken til det og datoen og klokkeslettet den ble gjort.
Mekanikken til å kontrollere dokumenter
Et dokument vil bli opprettet fra et sett med notater tatt mens du intervjuer en SME (emne sxpert) og settes i en lesbar form av en teknisk forfatter. Dokumentet vil deretter bli sendt til gjennomgang, hvor det måles mot et sett med standardretningslinjer for å lage denne typen dokumenter. I løpet av opprettelsen av et dokument som dette, vil det passere gjennom mange forskjellige mennesker som alle vil legge inn sitt unike synspunkt i prosessen. Til slutt vil dokumentet bli godkjent og lagres i et dokumentlager der alle som trenger tilgang til det kan se det.
Når som helst kan det være behov for en oppdatering av dokumentet. Hvis dette er tilfelle, vil effektiv dokumentkontroll registrere eventuelle endringer, årsakene til det (for eksempel en firmwareoppdatering) og personen som gjorde endringene. Til slutt bør alle dokumenter være underlagt kvalitetskontroll; dette vil være et ekstra trinn designet for å holde linjen oppe slik at standarden på dokumenter aldri faller under et bestemt foreskrevet nivå.
