Faksetikette

For mange bedrifter er det daglig å sende og motta fakser. Faksing er så vanlig at det er lett å gli inn i en uformell kommunikasjon. Å følge noen få enkle trinn vil bidra til å holde faksene dine profesjonelle. Å praktisere riktig faksetikette vil sikre at virksomheten din opprettholder det profesjonelle omdømmet du har jobbet så hardt for å bygge.

Sende fakser

Husk alltid at faksing av dokumenter er en forretningsprosess. Husk derfor disse grunnleggende retningslinjene:

• Ta alltid med en forside, uten unødvendig informasjon eller kunstverk. Ta med navn og kontaktinformasjon, antall sider (inkludert faksomslag), den tiltenkte mottakeren og annen relevant informasjon på forsiden. Husk at faksmottakeren kanskje ikke er den eneste som ser dokumentet, så sørg for å holde faksomslaget profesjonelt.

• Etter at du har sendt faksen, ring en oppfølgingsanrop til mottakeren. Dette krever ikke en grundig diskusjon om hva faksen inneholdt. Du bekrefter ganske enkelt at faksen ble mottatt. Det er hensiktsmessig i denne samtalen å fortelle personen at de står fritt til å ringe deg med eventuelle oppfølgingsspørsmål til det faksede materialet når det passer deg.

• Bruk skjønn når du fakser sensitiv eller konfidensiell informasjon. Hvis du sender informasjon av personlig karakter, kan du ringe videre for å fortelle personen at du sender faksen på forhånd. En måte å unngå denne typen problemer er å bruke en online faksingstjeneste. Disse tjenestene sendes fakset direkte til en personlig datamaskin.

• Vær forsiktig med å sende uønsket materiale. Alle som jobber på et kontor vet hvor irriterende disse annonsene for billigere helseforsikringer og de rabatterte turene til Hawaii kan være. Hvis du sender uønskede fakser til kundene dine, må du bare gjøre det i sjeldne tilfeller når det er berettiget. Hvis du får en forespørsel fra en mottaker som ber om ikke å motta slike fakser, må du respektere deres ønsker og fjerne dem fra listen din.

Motta fakser

Som med sending av fakser, er det også etiketteregler rundt mottak av fakser:

• Respekter personvernet til mottatte konfidensielle fakser. Ikke del personlig informasjon med dine kolleger som var ment utelukkende for visning.

• Ikke la sensitive fakser ligge der andre potensielt kan se dem. Behandle fakser som med andre konfidensielle papirer.

• Hvis du mottar en faks ved en feiltakelse, gi beskjed til avsenderen ved å ringe dem. Vanligvis blir det bedt om at du ødelegger eventuelle fakser som mottas ved en feiltakelse.