Hvordan adressere en formell e-post

Vær forsiktig når du adresserer en formell e-post. Mens du er involvert i en telefonsamtale, kan du velge i øyeblikket hva du vil si neste - og hvordan du skal svare på en korrespondent - e-postmeldinger sendes øyeblikkelig til den andre personen i fullstendig form. Formelle e-poster krever klarhet, presisjon og eksepsjonell syntaks. Å konstruere riktige elektroniske postmeldinger gir et profesjonelt bilde og sørger for at kommunikasjonen din er førsteklasses.

Trinn 1

Begynn e-posten med en formell hilsen. Hils individuelle korrespondenter som "Mr." eller "Ms." - men dobbeltsjekk korrespondentens kjønn hvis de har et tvetydig navn. Avstå fra å kalle en kvinne "frøken" eller "fru", ettersom disse attributtene har mer spesifikke konnotasjoner - ingen av dem kan henvise til korrespondenten din. Begynn en e-post med "Kjære Terry", for eksempel hvis du er usikker på korrespondentens kjønn. Adresser en samling mennesker med for eksempel "Kjære teamledere".

Steg 2

Opprett en forbindelse med korrespondenten med en gang. Start selve e-postmeldingen ved å erklære hvem du er - om nødvendig - og hvordan du er kjent med korrespondenten. Fortsett med å adressere hvorfor du kommuniserer med personen og hvorfor korrespondanse er viktig. Hold alle formelle e-postmeldinger spiss og kortfattet. Forbli på emnet hele tiden, og vis feilfri grammatikk og syntaks.

Trinn 3

Avslutt e-posten med "Vennlig hilsen", "Hilsen" eller en annen hilsen som signerer før du skriver navnet ditt. Ta med kontaktinformasjonen under navnet ditt - postadresse, direkte telefonnummer, faksnummer, e-postadresse og nettadresse.

Dobbeltsjekk staving av alle navn og grammatikk før du sender e-posten. Lag en kort og slående tittel for emnelinjen - sørg for at den er direkte knyttet til innholdet i e-posten. "Dublin Park Project Update", for eksempel, er en sterk og enkel tittel som lar korrespondenten vite at innholdet er relatert til ny informasjon om en bestemt satsing.