Hvordan svare på en faks

Faksing tillater enkeltpersoner og bedrifter å sende og motta papirkopier av dokumenter, men mange vet ikke hva de skal gjøre når en faks kommer. Det er forskjellige typer fakser du kan motta. Noen av disse kommer gjennom e-postboksen din, og andre kommer via en faksimilemaskin tilkoblet og festet til en telefonlinje. Ved å beherske mottak av fakser kan du ikke miste viktige filer i travle tider hjemme eller på kontoret.

Faksmaskin

Koble faksmaskinen til stikkontakten. Fest faksen til telefonlinjen via en telefonledning.

Sett faksmaskinen til “Fax” -innstillingen ved å bla gjennom menyen på faksen.

Legg faks eller kopipapir i faksmaskinen.

Lytt etter innkommende faks. Et høyt ringer som kommer gjennom faksens høyttaler vil signalisere faksens ankomst. Du kan justere ringevolumet for å passe voluminnstillingen din. Velg "Volum" på menyen. Juster volumet ved å flytte "Volum" -fanen opp og ned.

Se på faksdisplayet når du hører faksen ringe. Den vil lese, "Motta" eller "Innkommende faks." Vent til faksen skriver ut papirkopien din.

Send e-postfaks

Klikk på "Faks" -ikonet på skrivebordet. Avhengig av fakstjenesten din, kan det hende du må sjekke inn i firmaets e-postinnboks.

Velg faksen du vil skrive ut fra køen.

Velg "Skriv ut" -meldingen, og vent til skriveren skriver ut faksen.

Elementer du trenger

• Faksmaskin

• Telefonkabel

• Kopier eller fakspapir

Tips

Send en returfaks til den opprinnelige avsenderen og varsle dem om at du mottok faksen. En telefonsamtale er også en høflig gest.

Advarsler

Ikke dra eller ta i faksen mens den skrives ut.