Hvordan arkivere PDF-filer

Fordi elektroniske plateformater endres så raskt og filformater bare kan åpnes av visse programmer, har det vært en motvilje mot å stole på proprietære programvare for å arkivere elektroniske dokumenter. Selv om PDF-formatet ble oppfunnet av Adobe, er spesifikasjonene for å lese og redigere et PDF-dokument tilgjengelig for tredjepartsutviklere, og brukere trenger ikke å stole på Adobe for å åpne dokumentene. Av denne grunn har arkivere begynt å stole på PDF / A-filformatet for arkivering av elektroniske poster.

Trinn 1

Forstå forskjellen mellom en vanlig PDF og PDF / A. I følge International Organization for Standardization er PDF / A et filformat basert på PDF, som "gir en mekanisme for å representere elektroniske dokumenter på en måte som bevarer deres visuelle utseende over tid, uavhengig av verktøyene og systemene som brukes til å lage, lagre eller gjengivelse av filene. " En PDF / En fil er en permanent PDF som er formatert slik at den kan hentes i samme form over lang tid.

Steg 2

Åpne PDF-dokumentet du vil arkivere i Adobe Acrobat 8.0 eller nyere eller i en tredjeparts kildeditor. Se Ressurser 1 for en fullstendig liste over PDF-programvare.

Trinn 3

Gjennomgå hvilke elementer som er i PDF-filen. For at en PDF skal være kompatibel med PDF / A-formatet, må den være 100 prosent, noe som betyr at det ikke kreves noen eksterne elementer for at dokumentet skal vises. Skrifter, bilder, grafikk og farger må legges inn i dokumentet. I Adobe Distiller klikker du på Innstillinger øverst på menylinjen og velger Rediger PDF-innstillinger. Her har du muligheten til å legge inn fontbilder og farger. Video- og lydelementer kan ikke inkluderes i PDF / A.

Trinn 4

Skriv inn metadata i dokumentet slik at det kan være søkbart. PDF-metadata inkluderer nøkkelord, versjonen av PDF som er brukt og navnet på programmet som opprettet PDF-dokumentet. For å legge inn metadataene i Adobe Acrobat, klikk på Avansert øverst i verktøylinjen. Klikk Dokumentmetadata fra rullegardinmenyen.

Lagre dokumentet i et arkiv. Et arkiv kan være en sikker ekstern server, harddisk eller en gull DVD. Mediene du bestemmer deg for å lagre arkiv-PDF-en din, vil avhenge av hva som er mest sikkert på kontoret eller i husstanden din.