Hvordan arkivere QuickBooks firmafiler

Når en QuickBooks-firmafil har hatt mange transaksjoner over lang tid, øker plassen som tas opp av QuickBooks-programvaren. Dette kan føre til ekstreme forsinkelser i QuickBooks-prosessen. Løsningen på dette er å arkivere de foregående årene med firmafiler. I eldre versjoner av QuickBooks ble denne prosessen kalt "arkivering"; i de nyere versjonene kalles det "rydde opp i firmadata." Denne prosessen kondenserer foregående års firmafiler ved å fjerne detaljene for hver avsluttet transaksjon, og bare etterlate totalene.

Opprett og lagre en sikkerhetskopi

Trinn 1

Sett inn en flash-stasjon eller CD-ROM i datamaskinen.

Steg 2

Klikk på "File" -knappen i den øverste menylinjen, og velg deretter "Save Copy or Backup." Du blir spurt om hvor du vil lagre denne sikkerhetskopien. velg flash-stasjon eller CD-ROM.

Klikk i "Filnavn" og skriv "Arkivert" før utvidelsen. Klikk "OK", og filen blir sikkerhetskopiert på flash-stasjonen eller CD-ROM-en.

Arkiver filen

Trinn 1

Klikk på "File" i den øverste menylinjen og velg "Utilities". Når neste vindu åpnes, klikker du på "Rydd opp firmadata."

Steg 2

Velg "Fjern transaksjoner fra en bestemt dato." Datoen du velger vil være sluttdatoen; alle transaksjoner før den datoen blir kondensert, og detaljene i disse transaksjonene vil bli fjernet.

Trinn 3

Klikk på "Neste" for å åpne neste vindu, hvor du vil velge flere kriterier for fjerning av transaksjoner. Det er fire alternativer: Fjern uavklarte bank- og kredittkorttransaksjoner; fjerne transaksjoner som er merket for å skrives ut; fjerne fakturaer og estimater som er merket for å bli sendt; fjerne transaksjoner som inneholder ufakturerte eller refunderte kostnader. Klikk "Neste".

Trinn 4

Velg å slette elementer som ikke har noen transaksjoner i neste vindu som åpnes. Disse elementene inkluderer kontoer, kunder, leverandører, andre navn, fakturaposter og "To Do" -notater.

Klikk "Begynn opprydding." Lagre oppryddingsfilen på skrivebordet eller den eksterne harddisken for å fortsette å jobbe i QuickBooks.