Hvordan lage en journal ved hjelp av Microsoft Excel

En journal er et regneark som sporer transaksjoner i kronologisk rekkefølge etter hvert som de forekommer. Journalen inneholder følgende informasjon: dato, konto og beløpet på belastningen eller kreditten til den kontoen. Valgfri journalinformasjon inkluderer referansenummer (for eksempel faktura eller sjekknummer) og notater for å beskrive transaksjonen. En generell journal vil bli brukt for alle transaksjoner. Spesielle journaler for bestemte typer transaksjoner kan omfatte en regnskapsdagbok, en kundedagbok og / eller en kontantjournal. Informasjonen i disse spesialtidsskriftene vil også bli lagt inn i den generelle tidsskriftet.

Åpne en ny Excel-fil. Velg "File" på menyen. Velg "Lagre som" fra rullegardinlisten. I popup-vinduet skriver du inn filnavnet og klikker "Lagre". Her ble filen kalt regneark for leverandørgjeld.

Endre regnearkoppsettet ved å velge "File" fra menyen. Velg "Sideoppsett" fra rullegardinlisten. I popup-vinduet, i kategorien “Side”, “Orientering”, velger du “Landskap” -knappen. Velg OK.

Legg til rutenett i regnearket ved å velge "File" fra menyen. Velg "Sideoppsett" fra rullegardinlisten. I popup-vinduet, i kategorien "Ark", "Skriv ut", merker du av for "Rutenett". Velg OK.

For å skrive ut kolonneoverskriftene på alle sidene i den trykte journalen, velg “File” fra menyen. Velg "Sideoppsett" fra rullegardinlisten. I popup-vinduet, i kategorien "Ark", "Skriv ut titler", skriver du inn "$ 1: $ 1" i feltet "Rader som skal gjentas øverst". Velg OK.

Formater kolonnebredden ved å venstreklikke på kolonneoverskriften og deretter velge "Format" fra menyen. Velg "Kolonne" fra rullegardinlisten. Velg "Bredde" fra rullegardinlisten. For kolonne A, skriv inn “10” for bredden. For kolonne B til D, skriv inn "20" for bredden. For kolonne F, skriv inn "30" for bredden. For kolonne G, skriv inn “15” for bredden.

I første rad merker du kolonnene som følger: A-dato, B-konto, C-debet, D-kredit, E-notat, F-referanse. Velg den første raden ved å venstreklikke på radlederen (1). Fed kolonneetikettene ved å holde nede “Ctrl” og “B” -tastene samtidig.

Formater kolonnen "Dato" ved å høyreklikke på kolonneoverskriften (A). Velg "Format celler" i rullegardinlisten. I popup-vinduet velger du "Dato" fra "Kategori:" -listen. Velg ønsket datoformat i "Type" -listen. Her ble typen “* 3/14/2001” valgt. Velg OK.

Venstrejuster "Konto" -kolonnen ved å venstreklikke på kolonneoverskriften (C). Velg “Format” fra menyen. Velg "Celler" i rullegardinlisten. I popup-vinduet, i kategorien "Justering", "Tekstjustering", velger du "Venstre (innrykk)" i "Horisontal:" -feltet. Velg OK.

Formater kolonnene “Debet” og “Credit” ved å høyreklikke på kolonneoverskriftene (D og E). Velg "Format celler" i rullegardinlisten. I popup-vinduet velger du "Regnskap" fra "Kategori:" -listen. Velg OK.

Skriv inn følgende formel i celle B2: "== IF (C2> 0, G2, REPT (" ", 5) & G2)." Kopier denne formelen ned gjennom regnearket.

Nederst på det siste arket i tidsskriftet, skriv inn følgende informasjon: I kolonne A skriver du inn etiketten "Delsum"; i kolonne D, skriv inn formelen "= SUM (D2: D36)," der D36 er den siste oppføringen i "Debet" -kolonnen; i kolonne E, skriv inn formelen "= SUM (E2: E36)," der E36 er den siste oppføringen i "Kreditt" -kolonnen; i kolonne F, skriv inn merkingen “Total”; i kolonne G, skriv inn formelen "= D37-E37", der D37 er den siste cellen i "Debet" -kolonnen, og E37 er den siste cellen i "Kreditt" -kolonnen.

For å stille inn utskriftsområdet, velg “File” fra menyen. Velg "Sideoppsett" fra rullegardinlisten. I popup-vinduet, i kategorien "Ark", i delen "Utskriftsområde" skriver du "A: F." Velg OK.

Når kreditt- og debettransaksjoner skjer, skriver du inn data i de aktuelle kolonnene på neste tilgjengelige rad. Ikke skriv inn data i kolonne B; kopier ned formelen fra cellen over. Dette justerer riktig kontoinformasjon, innrykk på kreditter og etterlater belastning venstrejustert.