Hvordan lage faksomslag gratis

Fakser er viktige dokumenter i mange bransjer fordi de gir en juridisk faksimile av en signatur. For eksempel tjener de som juridisk dokumentasjon i import-eksportindustrien, der partene ofte ligger tusenvis av miles fra hverandre. Et negativt ved fakser er at de lett kan gå seg vill eller sende til feil sted med mindre de gir spesifikke instruksjoner til mottakerne. Det er her et faksomslag kommer inn. Faksomslag kan variere fra håndskrevne instruksjoner på et blankt papir til profesjonelt utformede skjemaer komplett med firmalogo, detaljerte mellomrom for navn, telefonnumre, avmerkingsbokser for grunnleggende detaljer og et sted å skrive instruksjoner. Å lage ditt eget faksomslag gratis er en enkel prosess.

Gratis kilder til faksomslag

Sjekk tekstbehandlingsprogramvaren for å se om den har gratis maler for faksomslag, som du kan finne ved å søke på datamaskinen din etter maler. For eksempel tilbyr Microsoft Word maler (se Ressurser). Microsoft-malene, når de åpnes, kan lagres på datamaskinen din hvis du bruker Microsoft Word.

Lag ditt eget faksomslag ved hjelp av tekstbehandlingsprogrammet ditt og i et grunnleggende format.

Håndskrift ditt eget faksomslag hvis du ikke har en datamaskin hendig. Dette gjør jobben, men har ikke den profesjonelle appellen til et digitalt designet omslagsark.

Format på et faksomslag

Sett ordet "Fax" eller "Fax Transmission Cover Sheet" med store bokstaver øverst på arket. Dette identifiserer det som omslagsark, atskilt fra dokumentet du sender.

Justifiser følgende overskrifter i denne rekkefølgen, og hopp over en linje mellom hver: "Dato:", "Fra:", "Avsenderens telefon:" og "Returner faksnummer:" Disse identifiserer kilden til faksen slik at den lett kan oppdages hvis mottakeren venter på det. De inneholder også den nødvendige kontaktinformasjonen til avsenderen.

Hopp over to eller tre linjer og fortsett med disse overskriftene: "Til:", "Faksnummer:" og "Telefonnummer:" Å identifisere mottakeren sikrer at faksen kommer til riktig destinasjon. Å legge inn faksnummeret til mottakeren gjør det lettere å taste riktig nummer i faksmaskinen uten å ta med notater. Når mottakeren har kontakttelefonnummeret, kan avsenderen ringe raskt for å bekrefte at faksen er mottatt eller hvis den er ødelagt i overføringen.

Hopp over et par linjer og legg til en overskrift som sier, "Antall sider inkludert omslag:" Å si at antall sider inkluderer omslaget eliminerer forvirring.

Hopp over to eller tre linjer og oppgi overskriften "Emne:" Det er her avsenderen kort kan forklare det vedlagte dokumentet.

Sett overskriften "Merknader:" under "Emne" slik at avsenderen kan skrive instruksjoner som "Lever umiddelbart til Mrs. Jones" eller "Ring meg når du får dette" eller "Vennligst sjekk dette, signer og faks tilbake."

Tips

Klarhet er den viktigste kvaliteten på et faksomslag. Fed overskriftene hvis du lager arket i et tekstbehandlingsprogram. Hvis du skriver arket for hånd, kan du skrive ut tydelig og understreke overskriftene.