Hvordan komme deg gjennom en travel fakslinje

Du kan komme deg gjennom en travel fakslinje, så viktig informasjon og dokumenter når ut til folk du prøver å sende dem til. En faksmaskin som regelmessig mottar og sender fakser eller har blitt utelatt, kan sende innringere et opptatt signal. Lyden av det travle signalet blir frustrerende etter at du har gjort flere forsøk på å få faksmaskinen til å svare. Noen få minutter med etterforskning kan føre deg gjennom en travel fakslinje og spare timer med frustrasjon.

Gjør minst tre forsøk med fem minutters mellomrom før du henter taletelefonnummeret til stedet du prøver å sende faksen. Søk på nettet eller i telefonboken etter firmaet eller stedet hvis du bare har faksnummeret.

Ring telefonnummeret til firmaet eller stedet ved hjelp av en telefon som er atskilt fra faksmaskinen. Forklar medarbeideren din vanskeligheter og be ham sjekke faksmaskinen mens du holder på linjen. Forbered dokumentene i faksmaskinen mens du venter på linjen.

Spør medarbeideren om du skal gjøre et nytt forsøk på å sende faksen når han har kommet tilbake til linjen. Hvis han sier ja, be om at han holder seg på linjen mens du gjør forsøket. Finn ut om selskapet har en annen fakslinje hvis han forklarer at den første maskinen har et problem.

Prøv å sende faksen til det originale eller nye faksnummeret mens du har medarbeideren på telefonen. Se om han har andre forslag til hvordan han kommer seg gjennom den travle fakslinjen hvis dette forsøket mislykkes.

Vent eller programmer faksmaskinen slik at faksen sendes sent på kvelden eller tidlig om morgenen når anlegget vil være stengt eller virksomheten vil være treg. Noen faksmaskiner kan gjøre flere automatiske forsøk på å komme gjennom en opptatt linje til dokumentene blir sendt. Noen ganger er dette den eneste måten å komme gjennom en bombardert fakslinje.

Tips

Mange faksmaskiner lagrer mottatte fakser i minnet når de går tom for papir. Når det begrensede faksminnet er fylt, kan ikke maskinen motta ny informasjon. Hvis du legger i maskinen med papir, kan den skrive ut faksene fra minnet og motta nye fakser.