Hvordan lage et fortrolig faksomslag

Du ville ikke være den første forretningsfagpersonen som grublet over hvordan du best kan håndtere en konfidensiell faksoverføring. Merk den som "konfidensiell", og du vil kanskje uforvarende invitere nysgjerrighet og en invasjon av noens privatliv. Hopp over det og konsekvensene kan bli enda verre. Ta tak i begge forholdene ved å merke faksen din som "konfidensiell" på faksen. Sett deretter inn noen tenner i advarselen om å fjerne øynene ved å skrive en konfidensiell bunntekstmelding nederst på arket.

Lag et nytt dokument i tekstbehandlingsprogrammet ditt med 1-tommers marginer. Sett inn bedriftens logo, hvis aktuelt, øverst på siden.

Sentrer ordet “Konfidensielt” med fete bokstaver øverst på siden. Bruk store bokstaver til å legge vekt på. Under og sentrert plasserer du ordene "Faks", "Faksomslag" eller "Faksoverføring" for rask gjenkjenning.

Skriv "Dato:" "Tid:" og "Antall sider, inkludert omslag:" på venstre side av omslaget. Plasser to ganger og skriv "Adressat:" "Faksnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Plasser to ganger igjen og skriv: “Avsender:” “Faksnummer:” og “Telefonnummer:” på separate linjer. Inkludering av faks- og telefonnummer er en smart måte å dekke basene på, spesielt hvis faksen går tapt, forlagt eller aldri kommer. Hvis et nummer er feil, eller to nummer blir transponert, kan du rette feilen ved fremtidige faksoverføringer.

Tilpass faksomslaget ditt med en seksjon som passer dine forretningsbehov. For eksempel, hvis du regelmessig sender fakser til samme person eller avdeling, kan du lage en rute med overskriften "Ruteinformasjon" eller "Neste trinn." Eller hold alternativene åpne ved å opprette en "Kommentarer" -del slik at du kan skrive et notat eller instruksjoner, for eksempel "Ring meg umiddelbart for å bekrefte mottakelsen av denne faksen."

Skriv en bunntekstmelding nederst på faksomslaget. I likhet med en konfidensiell advarsel som du ser på noen e-poster, bør denne meldingen formidle at faksen: er konfidensiell; er bare ment for adressaten; og inneholder informasjon der "utlevering, kopiering, bruk eller distribusjon" er forbudt. Den bør også be om at avsenderen blir varslet om feil kvittering - en annen god grunn til å oppgi et telefonnummer øverst på et faksforside.