Hvordan bruke klasser i QuickBooks for ideelle organisasjoner

Klassefunksjonen er en av de minst benyttede av alle QuickBooks-funksjonene. Klassefunksjonen brukes på en rekke måter for å holde oversikt over transaksjoner, kjøp eller salg ved å tildele transaksjonen en annen identifiserende betegnelse. Noen virksomheter bruker klasser for å identifisere plasseringen av transaksjonen hvis den har mer enn ett sted. Andre bruker klasser for å identifisere forretningsområdet der transaksjonen skjer. For eksempel kan det hende at et restaurant / cateringfirma ønsker å tildele klasser for å angi inntektene som genereres av restauranten og av serveringen separat, slik at det kan genereres resultat- og tapsoppgave for hver del av virksomheten.

Bruk klassefunksjonen til å spore programmer

Trinn 1

Lag en ny klasse for hvert program som genererer donasjoner til ideelle organisasjoner. Klikk på "Lister" -knappen på den øverste menylinjen. Dette åpner klasselisten. Klikk på nedre venstre "Klasse" -knapp og deretter på "Ny" -knappen. Mange ideelle organisasjoner har flere programmer som både genererer inntekter (donasjoner) og har utgifter. Kirker vil for eksempel ha programmer for evangelisering, ungdom og misjon. Hvis du lager en klasse for hver av disse, kan du holde oversikt over alle gaver eller gaver til hvert program og holde oversikt over utgiftene knyttet til hvert program.

Steg 2

Angi hver transaksjon til den aktuelle klassen den er knyttet til. For donasjoner vil klassen bli lagt inn i donasjonsskjemaet i fjerde kolonne fra venstre. For utgifter vil klassen bli oppført under fanen Utgifter og i den siste kolonnen i skjermbildet Skriv sjekker. For eksempel donerer et kirkemedlem $ 300 til kirkens oppdrag. Ungdomsprogrammet kjøper en pensum på $ 300 Vacation Bible School. Betegnelsen på $ 300 til oppdrag er registrert på donasjonsskjemaet. De utpekte midlene kan ikke brukes til et annet program enn det de ble utpekt for. Bruk av disse betegnelsene vil holde disse transaksjonene atskilt som loven krever for ideelle organisasjoner.

Lag underklasseartikler for flere programmer under en klasse. For eksempel kan det større misjonsprogrammet ha flere misjonærer som blir støttet. Under hovedklassen Misjoner lager du en underklasse for hver enkelt misjonær. Dette gjøres på samme måte som du opprettet klassen til å begynne med. Når du legger til en ny klasse i vinduet Klasseliste, merker du av i en liten rute for å indikere om dette er en underklasse. Dette vil gi et innblikk i totalene som blir gitt til oppdrag, med muligheten til å holde hver misjonærs donasjoner atskilt.

Bruk klassefunksjonen til å spore steder

Trinn 1

Lag en klasse for hvert enkelt sted i en større organisasjon, for eksempel en organisasjon som driver flere lokasjoner for bruktbutikker, suppekjøkken og barnepass for fattige. For skatterapporteringsformål vil det være nødvendig å holde nøye oversikt over hvert sted. For en organisasjon med fire butikksteder kan klassene skilles fra hverandre med en ordbetegnelse som skiller dem fra de andre (for eksempel Nord, West, Uptown og Downtown).

Steg 2

Tilordne alle utgifter til riktig sted. Leie, lønn og verktøy er eksempler på alle utgifter hvert sted kan ha. Hvis hvert sted er av samme type sted (for eksempel en bruktbutikk), vil utgiftene være like store til å ha en QuickBooks-firmafil og bare bruke Class-funksjonen til å skille dem ut.

Tilordne alle donasjoner eller inntekter til riktig sted. Når det gjelder en kirke, er ikke donasjonene som kommer inn i bytte mot en vare eller tjeneste, slik det ville være tilfelle i en butikk. Selv om det er en ideell organisasjon, kan en bruktbutikk vurdere pengene som er gitt for brukte varer som inntekter. Denne informasjonen kan organisasjonen ta en passende beslutning dersom utgiftene begynner å overstige inntektene eller donasjonene.