Hva er et faksomslag?

Til tross for teknologiske fremskritt innen elektronisk kommunikasjon, er faksmaskiner en viktig metode for å spre dokumenter fra og med 2015. Faksomslag har en viktig rolle i å varsle mottakere om hvem som skal få faksen, og hva som er i den.

Avsender og mottaker

En av de viktigste funksjonene til et faksomslag er å identifisere avsender og mottaker av dokumentet. Selv om omslagsark er valgfritt, kan mangel på grunnleggende kontaktinformasjon føre til tapte overføringer. Hvis den tiltenkte mottakeren ikke henter faksen, hjelper "Mottaker" -varselet på omslaget dokumentet med å komme til riktig person. I tillegg kan en faksmottaker som gjenkjenner navnet på avsenderen adressere dokumentet raskere. Mange selskaper har malbaserte faksomslag med navn og logoer allerede skrevet ut på siden.

Dokumentdetaljer

Et typisk faksomslag har også en del av grunnen til at faksen sendes, eller kommentarer til dokumentvedlegget. Denne delen er nyttig når en avsender er bekymret for om noen vil ta overføringen på alvor. Hvis en bedrift for eksempel sender inn et uønsket budforslag, kan det på omslaget oppgis fordelen for mottakeren av å lese gjennom materialet. Detaljer om dokumentene kan også minne mottakeren om at det faksede materialet følger opp en tidligere diskusjon eller avtale.

Dato og sidetall

Sendingsdatoen og antall sendte sider er også vanlige elementer på omslaget. Begge er viktige for journalføring og nøyaktighet. En dato på en faks lar avsenderen underbygge at han overholdt en bestemt fristinnlevering. Antall sider i faksen er veldig viktig for å beskytte mot ufullstendige overføringer. På et forsideark kan det stå "5 sider inkludert omslag." Dette varsler mottakeren om at overføringen skal inneholde fem sider totalt. Hvis noen mangler, kan mottakeren varsle avsenderen om det ufullstendige dokumentet.

ekstra detaljer

En faksforside brukes også til å formidle personvern og sikkerhetsinformasjon med visse dokumenter. Offentlige etater, finansinstitusjoner og juridiske kontorer er blant organisasjonene som kan ha fortrolighets- eller personvernerklæringer på et forsideark. Denne erklæringen varsler mottakeren om vedleggets delikate natur og bidrar til å sikre ansvarlighet i å beskytte konfidensielle dokumenter. Fakser kan også lovlig binde mottakeren til kontraktsmessige eller regulatoriske krav. Noen selskaper bruker faksoverføringer for å sende memolignende dokumenter, og inkluderer bare forsiden med en oppsummering eller en kort melding på den ene siden.