Fordeler og ulemper ved faks via e-post

Før e-post ble populær, presenterte faksoverføringer den eneste måten å sende skriftlig kommunikasjon raskt. De kunne skaffe papirer og utskrifter i løpet av noen få minutter over hundrevis eller tusen miles. Siden e-post har blitt brukt mye, har noen selskaper fullstendig forlatt faksmaskiner. Likevel har fakser noen fordeler i forhold til e-postkommunikasjon.

Papirproblemer

Siden faksoverføring ikke bruker papir og e-post, har problemer med papiret en ulempe for fakskommunikasjon. I likhet med skrivere kan faksmaskiner oppleve papirstopp. I motsetning til skrivere kan disse papirstoppene oppstå i en av to maskiner som trengs for å fullføre en faksoverføring. Originaldokumentet kan sette seg fast i den sendende faksmaskinen, og muligens gjøre dokumentet ubrukelig hvis papirstopp er alvorlig nok. På mottakersiden kan papiret som skrives på, fastkaste seg i faksmaskinen, og forstyrre hele prosessen. Mottakermaskinen kan også gå tom for papiret, og brukeren i den enden skjønner kanskje ikke at papiret er borte på en stund. Denne forsinkelsen kan føre til at tidssensitiv kommunikasjon blir ubesvart i flere timer eller til og med dager.

Ett trinns prosess

En av de største styrkene ved faksoverføringer oppstår når en person har å gjøre med et signert dokument eller et dokument som bare finnes i papirkopi. Hvis vedkommende vil sende dokumentet i en e-post, må han avbilde dokumentet med en skanner eller multifunksjonsskriver. Brukeren må deretter redigere det skannede bildet før han velger et sted på datamaskinens harddisk for å lagre det skannede dokumentet. Når personen sender e-posten, må skannefilen legges ved e-posten. Derimot plasserer en person som bruker en faksmaskin bare dokumentet i maskinen og trykker på noen få taster for å sende det til mottakeren.

Redigering

Dokumenter sendt via e-post kan redigeres av en bruker, mens dokumenter som sendes via faks ikke kan. I situasjoner der de to partene samarbeider om et prosjekt, hjelper muligheten til å redigere dokumentet det samarbeidet, noe som gir begge brukerne enkelhet å gjøre endringer raskt. Hvis de to partene er i et kontroversielt forhold, kan en faksoverføring være mer attraktiv. Dokumentets art av papirkopien gjør det vanskeligere å endre dokumentet for å ærekrenke eller manipulere den andre parten.

Kombinasjon

Mange datamaskiner og skrivere i dag kan sende både fakser og e-post. Dette betyr at digitale filer kan sendes fra en datamaskin til en faksmaskin, hvor de leveres som et papirdokument. Disse datamaskinene og skriverne kan også motta faksoverføringer fra faksmaskiner, noe som gir fordelene med både faks og e-post.