Hvordan bruke Excel i bursdager

Microsoft Excel gir brukerne muligheten til å lage påminnelser for bestemte datoer. Denne funksjonen gjør det til et effektivt verktøy for å holde oversikt over viktige datoer, for eksempel bursdager. Når regnearket er opprettet, kan du sortere informasjonen etter dato og bruke betinget formatering slik at kommende fødselsdager automatisk blir uthevet.

Ordne regnearket

Trinn 1

Lag en serie kolonner i Excel for informasjonen du trenger å spore. Potensielle kolonneoverskrifter inkluderer fornavn, etternavn, adresse og bursdag. Gjør disse overskriftene modige for å skille dem fra resten av regnearket.

Steg 2

Skriv inn navn, fødselsdager og annen informasjon i regnearket under de tilsvarende kolonnene. Skriv inn datoene i et format som Excel forstår. Du får tilgang til formatalternativene ved å høyreklikke på cellen som inneholder en dato. Når den cellen er formatert riktig, kan du kopiere og lime den inn i resten av kolonnen. Dette vil eliminere behovet for at du formaterer datoene igjen.

Bruk "Sorter" -funksjonen i "Data" -menyen i Excel for å sortere dataene etter dato. Dette vil omorganisere dataene i regnearket slik at fødselsdager blir oppført i kronologisk rekkefølge. Du kan velge å sortere data i stigende eller synkende rekkefølge. For oppførte data fra januar til desember, velg stigende rekkefølge.

Bruk betingede formater

Trinn 1

Lag et betinget format slik at bare fødselsdager som oppstår i neste uke eller måned blir uthevet i regnearket. For å få tilgang til det betingede formateringsverktøyet i Excel 2010, gå til "Stil" -menyen under "Hjem" -fanen i Excel.

Steg 2

Klikk på "Fremhev celleregler" og "Administrer regler" fra menyen Betinget formatering. Velg alternativet for å opprette en ny regel.

Trinn 3

Bruk regelen på hele Excel-regnearket ved å sjekke celleområdet som er valgt i delen "Administrer regler".

Trinn 4

Klikk på "Formater bare celler som inneholder" som regeltype, og velg alternativet for å formatere etter dato.

Trinn 5

Klikk for å velge alternativet "Datoer som forekommer" og velg deretter formateringsregelen du vil implementere, for eksempel utheving av datoer som oppstår neste uke eller denne måneden.

Klikk på "OK" -knappen for å lagre endringene og bruke det betingede formatet i regnearket.