Hvordan bruke Microsoft Access for fakturering

Hold oversikt over forretningstransaksjonene dine med en Microsoft Access-database. Ved hjelp av tabeller og rapporter kan du logge timer, lønn og kundeinformasjon, og vise dem med faktura. I stedet for å opprette en tilpasset faktura manuelt hver gang du trenger å fakturere en klient, kan Access automatisk generere fakturaer som du kan se, skrive ut eller sende via e-post. Rapporten du oppretter vil inneholde alle fakturaer, slik at du ikke trenger å søke etter dokumenter når du trenger å gjennomgå tidligere fakturaer.

Trinn 1

Lag en "Kundetabell" som inneholder all kunde- eller klientinformasjonen din ved å klikke på "Tabelldesign" -knappen på "Opprett" -fanen på båndet øverst på siden. "Table Design" -verktøyet lar deg lage en tabell fra en tom mal. Inkluder felt for kundens navn, kontaktinformasjon og unike ID-nummer.

Steg 2

Lag en "Faktura" -tabell som inneholder informasjon om hver forretningstransaksjon. Legg til felt for plassering, kostnad og andre nødvendige detaljer. For å tilordne en kunde til hver transaksjon, legg til et "Kundenavn" -felt, velg "Oppslagsveiviser" som datatype og lenke til "Kunden" -tabellen.

Trinn 3

Velg kundens navnefelt i "Oppslagsveiviser" for å vise navnene i "Kundenavn" -feltet i "Faktura" -tabellen. Dette trinnet skaper et forhold mellom "Kunden" og "Faktura" -tabellene, og reduserer dataredundans. I stedet for å skrive inn kundens kontaktinformasjon for hver forretningstransaksjon, lagrer du informasjonen bare en gang i "Kunde" -tabellen.

Trinn 4

Lag en "Faktura" -rapport ved å velge "Rapportveiviser" -knappen fra "Opprett" -fanen på båndet. Velg alle feltene dine i "Faktura" -tabellen og kundekontaktinformasjon fra "Kunder" -tabellen som skal vises i rapporten. Velg "Endre rapportens design" på det siste skjermbildet i "Rapportveiviseren" for å endre rapportoppsettet.

Trinn 5

Legg til en sidehode og bunntekst, og inkluder firmaets kontaktinformasjon, logo og fakturavilkår. Øk størrelsen på rapportens detaljdel for å bare vise en transaksjon per side. Legg til delsummer og totalsummer ved å plassere beregnede kontroller i rapporten din og legge inn et uttrykk som "= [BillableHours] * [Lønn]."

Lagre rapporten og gi den navnet med en beskrivende tittel. Bytt til visningen "Print Preview" for å se gjennom innholdet og utformingen av rapporten.