Ting å si på taleposten din

Innringere kan legge igjen meldinger på taleposten din av en rekke årsaker. Noen av meldingene kan være vennlige påminnelser om viktig forretningsinformasjon og kontakter. Tingene du sier i talemeldingen din, enten det er personlig telefonsvarer eller telefonsvarer, vil spille en viktig rolle i hva slags informasjon du får tilbake fra innringere. Det er grunnleggende informasjon du alltid bør ta med i taleposten din.

Utgående melding

Det første du bør gjøre for å legge igjen en utgående melding er å identifisere navn, organisasjon og telefonnummer. Den andre tingen du bør gjøre er å adressere tilgjengeligheten din. Det kan for eksempel være lurt å si at du ikke er tilgjengelig og gi tid og dag du kommer tilbake. Til slutt, detaljer typen informasjon du vil ha tilbake på telefonsvareren, for eksempel navn, firma, nummer og muligens en melding. En typisk utgående talepost kan høres slik ut: “Jeg er Bob Smith med Sampson, Inc. på 555-555-5555. Jeg vil ikke være tilgjengelig før klokka 16 i dag, men legg igjen navn, firma og nummer, så returnerer du straks. Takk skal du ha." Husk å være kortfattet og gi klare, konsise instruksjoner til den som ringer.

Unngå problemer

Innringere kan noen ganger ringe feil nummer. Ved ikke å oppgi navn, organisasjon og telefonnummer i den utgående meldingen, kan du ofte motta meldinger som ikke er ment for deg. Ved å oppgi denne informasjonen, sørger du for at den som ringer vet at de har nådd riktig person eller ringt riktig nummer. Du vil kanskje eller ikke ønsker å oppfordre den som ringer til å legge igjen en melding. Hvis du ikke oppfordrer dem til å legge igjen en melding, vil det være vanskelig for deg å vurdere viktigheten av telefonsamtalen. Hvis du mottar mange talemeldinger, er disse meldingene viktige for å avgjøre hvilke telefonsamtaler som skal returneres raskt, og hvordan du forbereder deg på returanropet. Hvis du oppfordrer til meldinger, bør du be om at den som ringer, er kort eller oppsummerer meldingen. Talepost med lange meldingsforklaringer kan bli tungvint eller ikke være nødvendig, og dermed kaste bort tiden din.

Legg til e-post, sosiale medier

Fordi så mye informasjon deles via sosiale medier, bør du sannsynligvis vurdere å legge til online kontaktinformasjon i den utgående meldingen. Utfordringen med å forlate sosiale medier er å få den som ringer til å forstå hvor den skal være. Det kan kreve at du stave navnet ditt og ikke anta at innringeren vet. Hvis du vil at en innringer skal legge igjen en melding på e-postadressen din, kan det være lurt å si "Du kan legge igjen en e-postadresse hos Bob Smith på Sampson dot com", eller "Du kan legge igjen en melding hos bobsmith på sampson dot com. ” Bruk ditt beste skjønn, men staving av navnet ditt og firmanavnet ditt gir den som ringer den beste muligheten til å få informasjonen riktig. Det er ikke en god ide å nevne URL-adresser, for eksempel til Facebook eller Twitter, fordi de kan være forvirrende. Hvis du føler at det er de beste stedene å gi deg beskjeder, kan du si på den utgående meldingen din: "Du kan også gi meg en melding på Facebook-siden min."