Hvordan konvertere et Excel-ark til etiketter

Excel-regneark lar brukerne organisere kontaktinformasjon for adresselister i kolonner som inneholder kategorien eller feltnavnet. Brukere kan oppdatere informasjonen i regnearket eller lage etiketter for sending eller forsendelse fra Excel-regnearket (også kalt et regneark). Siden data på regneark ikke kan konverteres direkte til etiketter, bør du vurdere å bruke Microsoft Word-etikettmaler og funksjon for utskriftsfletting for å generere etiketter. Etiketter opprettet i MS Word kan inneholde data fra et Excel-regneark og deretter skrives ut på forhåndskuttede ark tilgjengelig fra kontorrekvisita.

Trinn 1

Åpne Excel-regnearket og bekreft at den første raden inneholder kolonneoverskrifter for hver kategori (for eksempel Fornavn, Etternavn, Gateadresse, etc.). Hvis ingen kategorier er oppført i rad 1, klikker du den første cellen (A1) og velger "Rad" under "Sett inn" i den øverste menylinjen og skriver inn et kategorinavn for hver kolonne.

Steg 2

Sorter dataene dine, hvis ønskelig, ved å velge diamanten øverst til venstre i regnearket (eller velg "Velg alt" under "Rediger" i den øverste menylinjen), velg "Sorter" under "Verktøy" i den øverste menylinjen . Spesifiser at regnearket har en overskriftsrad ved å velge det alternativet i dialogboksen; velg sorteringskriteriene ved hjelp av rullegardinmenyene og klikk på "OK" -knappen.

Trinn 3

Lagre den siste versjonen av regnearket ved å velge "Lagre" under "Fil" i den øverste menylinjen.

Trinn 4

Åpne et nytt tomt dokument i Microsoft Word og velg "Etiketter" under "Verktøy i den øverste menylinjen. Merk: i Microsoft Word 2007 er denne funksjonen under" Mailing "-fanen.

Trinn 5

Klikk på "Alternativer" -knappen i "Etikett" -delen og velg etikettformatet i henhold til produsenten av etiketten og produktnummeret. Merk: dialogboksen viser et sammendrag av etikettbeskrivelsen for den uthevede etiketten (f.eks. Type etikett, etikettstørrelse og sidestørrelse) slik at du kan velge en etikettkonfigurasjon om ønskelig.

Trinn 6

Klikk på "OK" -knappen for å gå tilbake til hovedetikettoppsettvinduet. Velg alternativet "Enkel etikett" under seksjonen "Antall etiketter" for å spesifisere at hver post skal plasseres på en etikett (i stedet for alle etiketter med samme informasjon).

Trinn 7

Klikk på "Data Merge" -knappen og sjekk at en "Data Merge Manager" -verktøylinje vises med et nytt dokument.

Trinn 8

Velg "Åpne datakilde" i verktøylinjen for Data Merge Manager, under "Datakilde".

Trinn 9

Velg Excel-regnearket som ble oppdatert i trinn 3, og klikk på "Åpne" -knappen.

Trinn 10

Velg regnearkfanen fra rullegardinmenyen under "Åpne dokument i arbeidsbok" og klikk på "OK" -knappen for å åpne en "Rediger etiketter" -veiviseren.

Trinn 11

Klikk på "Sett inn flettefelt" -knappen og velg ønsket kategori fra regnearket (identifisert i trinn 1). Hvis ønskelig, trykk på "Mellomrom" -tasten for å sette inn et mellomrom mellom kategorier (for eksempel mellom fornavn og etternavn) og skriv inn ytterligere standardinformasjon (for eksempel et komma mellom by og stat, eller "Enter" -tasten for en linjeskift ). Gjenta dette trinnet for å sette inn hver kategori som et felt, og trykk deretter på "OK" -knappen for å lukke redigeringsveiviseren.

Trinn 12

Velg "Merge to New Document" -knappen under "Merge" -delen i Data Merge Manager Toolbox for å opprette et nytt dokument som inneholder Excel-regnearkinformasjonen som etiketter.

Trinn 13

Lagre det nye dokumentet som inneholder sider med etiketter ved å velge "Lagre som" under "Fil" i den øverste menylinjen, og skriv inn ønsket dokumentnavn i feltet før du klikker på "Lagre" -knappen.

Sett eventuelt etikettarkene i papirmagasinet, og velg utskriftsfunksjonen for å skrive ut etiketter (du får tilgang til utskriftsfunksjonen ved å velge "Skriv ut" under "Fil" i den øverste menylinjen).