Hvordan formatere for en faks

Intet fast faksformat passer til alle situasjoner. Å følge noen generelle retningslinjer vil imidlertid hjelpe faksmottakeren med å finne informasjon raskt på faksen. Disse retningslinjene vil også sikre at mottakeren ikke vil ha noen problemer når faksen kommer gjennom, og at du vil unngå problemer når du sender den.

Oppbevar faksen under 10 til 12 sider. Mange faksmaskiner for små kontorer kan ikke håndtere for mange sider samtidig. Store fakser knytter også telefonlinjer som deles med faksmaskiner. Del opp faksen i flere grupper hvis du må sende mer enn 10 til 12 sider. Be mottakeren om å forvente mer enn en faks fra deg.

Juster sidemargene eller skriftstørrelsen slik at du får færre sider. Husk imidlertid at mindre skriftstørrelser kanskje ikke er for enkle å lese, og at små marginer kan se uprofesjonelle ut, som på et CV. Bruk minst en 11-punkts skrift.

Skriv fakser i forretningsbrevformat når det er mulig. Marginene skal være en tomme på venstre og høyre side og om en og en halv tomme på toppen og bunnen, hvis mulig. Plasser brevet enkelt, dobbelt mellomrom mellom avsnittene. Inkluder en datelinje øverst og adresseblokker for avsender og mottaker før hilsen. Avsenderens adresseblokk går først.

Inkluder en forside med faksen. Forsiden trenger ikke å følge et bestemt layoutformat, men det skal inneholde både avsenderens og mottakerens kontaktinformasjon, hvor mange sider faksen inneholder og en emnelinje som angir hva faksen handler om. Legg til noen linjer for eventuelle personlige kommentarer angående faksen. Kontaktinformasjonen kan omfatte enkeltpersoners og bedrifts navn, avdelingsnavn, adresser, e-postadresser og telefonnumre. Følgebrevet skal være enkelt å lese, slik at mottakeren raskt kan finne informasjon om den.

Unngå å sende fakser med grafikk, hvis mulig. De tar for mye tid å sende og motta, og de kaster bort mye blekk. Dessuten vises de vanligvis ikke for godt på fakser på grunn av utskrift av dårlig kvalitet.